3行まとめ

• 残業の許可制（事前申請制）は導入できるが、「申請がない＝残業代ゼロ」は危険。実態として労働があれば支払いが必要になりやすい
• 揉めない運用のカギは①命令（許可）の出し方 ②事後承認ルート ③記録（メール/チャット）。この3点がない許可制は破綻しやすい
• 申請漏れが出たら、正解は「残業代は支払う」＋「ルール違反は別で指導」。処理と指導を分けると炎上しにくい

はじめに

「残業は許可制です。申請がない残業は認めません」
多くの会社が採用しているルールですが、現場ではこういう問題が起きがちです。

• 忙しくて申請する時間がなく、結果として申請漏れが多発
• 上司は黙認していたのに、給与では残業ゼロになって揉める
• 「申請してないから払わない」と言った瞬間に不信感が爆発

残業許可制は、うまく回れば労働時間管理の武器になります。
でも設計が甘いと、未払い残業の火種にもなります。

この記事では、許可制がどこまで有効なのか、申請漏れが出たときに会社がどう処理すべきかを、実務目線で整理します。

結論：許可制は「残業をさせない仕組み」であって、「払わない仕組み」ではない

残業の許可制は、会社が残業を管理するためのルールとして有効です。
ただし、許可制はあくまで「残業を命じる/認める手続き」であって、賃金の支払い義務を消すものではありません。

ざっくり言うと、

• 会社：残業は原則禁止、必要なときだけ許可する（＝労務管理）
• 給与：実態として働いた時間があるなら、支払う（＝賃金支払い）

この2つを混ぜると炎上します。「申請がないから払わない」は、トラブルの入口になりやすいのが実務です。

残業の許可制が「機能する会社」と「破綻する会社」の違い

機能する会社の特徴

• 残業の“必要性”を判断できる（業務量・期限・人員の調整ができる）
• 許可の出し方が明確（誰が、どの基準で、どの手段で許可するか）
• 例外（緊急対応）を想定し、事後承認が用意されている
• 申請フォームが重くない（1分でできる）

破綻しやすい会社の特徴

• 慢性的に人手不足で、残業しないと回らない
• 上司が黙認しているのに、給与だけ「申請なし＝ゼロ」
• 事後承認がなく、緊急対応でも申請漏れ＝アウト
• 申請が面倒で、現場が申請を避ける

許可制は、制度よりも運用設計が命です。

申請漏れが出たときの「正しい処理」

正解は「残業代は支払う」＋「ルール違反は別で指導」

申請漏れが発生したとき、会社がやりがちな悪手は次の2つです。

• 「申請してないから残業代は払わない」
• 「じゃあ申請してない分は打刻を直して」

これは従業員の不信感を一気に上げます。
実務の落としどころは、処理と指導を分けることです。

• 処理（給与）：実態があるなら、残業時間として計上し支払う
• 指導（ルール）：申請漏れの再発防止（注意・改善指導）を行う

申請漏れのときの確認ポイント

• 本人は実際に働いていたか（業務記録、メール送信、システムログなど）
• 上司は黙認していなかったか（チャット、指示、会議等）
• そもそも残業が必要な業務設計になっていないか（構造問題）

ここを整理せずに「本人が悪い」で終わらせると、同じことが繰り返されます。

許可制を“揉めない形”にする運用設計（ここが本文の核）

ポイント1：許可（命令）を「出せる形」にする

許可制は、許可の出し方が曖昧だと機能しません。最低限、次を決めます。

• 許可する人：直属上司／部門長など
• 許可の手段：勤怠システム／チャット（OKスタンプ）／メール
• 許可の基準：期限・顧客対応・締め処理など「許可できる理由」

「口頭でいい」は後から残りにくいので、記録に残る形を推奨です。

ポイント2：必ず「事後承認」を用意する

現場では、緊急対応やトラブル対応で、事前申請が物理的に無理な日があります。
事後承認がない許可制は、現場で破綻します。

• 例：翌営業日までに事後申請
• 理由欄（簡単でOK）＋上司承認
• 頻発する場合は業務設計を見直す

ポイント3：申請を“軽くする”

申請が面倒だと、申請漏れが増えます。
最低限、申請項目はこの程度で十分です。

• 予定時間（何時〜何時）
• 理由（締め処理、顧客対応、障害対応など）
• 承認者

上司向けテンプレ

上司が許可するときの言い方

（例文）
「今日は締め対応があるので、19時まで残業を許可します。勤怠に申請を入れてください。予定が変わる場合はチャットで一報ください。」

申請漏れが起きたときの言い方

（例文）
「昨日の残業は実態があるので、勤怠は残業として計上します。ただ、許可制なので次回から事前申請（難しければ事後申請）を必ず入れてください。申請が重いなら改善するので教えてください。」

Q&A（よくある質問）

Q1：許可していない残業は、会社は払わなくていい？

実態として労働があり、会社がそれを把握・黙認している場合は、未払いの火種になりやすいです。
許可制は「残業をさせない管理」の仕組みで、賃金支払いを免れる仕組みではありません。

Q2：申請漏れが多い社員だけ、残業を認めない運用はできる？

残業を抑える指導はできますが、実態として働いた分までゼロ扱いにするとトラブルになりやすいです。
「残業を命じない（させない）」方向で業務配分を見直すのが本筋です。

Q3：固定残業代（みなし残業）なら申請漏れ問題は消える？

固定残業代でも、固定枠を超えた分の精算や労働時間管理は必要です。
制度を変える前に、まず許可制の運用（許可・事後承認・記録）を整えるのがおすすめです。

まとめ

• 残業許可制はOK。ただし「申請がない＝払わない」は危険になりやすい
• 申請漏れが出たら、残業代は支払う＋ルール違反は別で指導が現実的
• 揉めない運用は許可の出し方・事後承認・記録の3点セット。これがないなら制度が形骸化する

次回予告＆相談募集

「申請漏れが多発してる」「上司が黙認してる」など、現場の状況があれば教えてください。状況に合わせた運用案で記事化します。